W ramach transformacji kulturowej Bank Gospodarstwa Krajowego rozpoczyna współpracę z chmurą. Na pierwszy ogień poszło narzędzie HR do zarządzania efektywnością pracowników – skilo. O zmianach, jakie zaszły w organizacji, pierwszych wrażeniach i kolejnych krokach, opowiada Zuzanną Piasecka, Dyrektor Departamentu HR.
14 czerwca Stadion Narodowy w Warszawie przez moment stał się platformą wymiany wiedzy i nowinek z branż telekomunikacji, nieruchomości i usług biznesowych. Wszystko za sprawą enxoo industry could experience.
Najnowsze trendy i ciekawostki biznesowe przedstawione podczas wydarzenia były inspiracją do wielu interesujących rozmów. Do jednej z nich należał wywiad z Zuzanną Piasecką, Dyrektor Departamentu HR w Banku Gospodarstwa Krajowego, który miał okazję przeprowadzić Robert Augustyniak, Partner enxoo, współtwórca skilo – platformy do zarządzania pracownikami i ich efektywnością.
W BGK pani Zuzanna jest kierownikiem biznesowym projektu transformacji kulturowej, w ramach którego w struktury banku wdrożono cyfrowe rozwiązanie skilo. W wywiadzie opowiedziała o swoich doświadczeniach związanych z realizacją tak wielopoziomowego przedsięwzięcia i o tym, jaką rolę miało w nim przeniesienie części procesów do chmury.
Robert Augustyniak, enxoo: Transformacja kulturowa w organizacji nie jest projektem, który można rozpocząć w poniedziałek, wdrożyć we wtorek, a w piątek cieszyć się z rezultatów. Bank zakłada przeprowadzenie transformacji kulturowej w perspektywie kilku najbliższych lat. Czy może Pani przybliżyć historię podjętej decyzji i główne cele, jakim chce sprostać BGK, realizując ten proces?
Zuzanna Piasecka, BGK: Zgadza się. Przed nami transformacja kulturowa całego banku. Zmiana w obszarze HR jest jego integralną częścią, wpisaną w strategię całej firmy. Ale od początku. Chcemy się zmieniać. Chcemy być bliżej naszych klientów. Stać się ich doradcą, a jednocześnie aktywnie dbać o rozwój społeczno-gospodarczy Polski. Ta misja towarzyszy nam praktycznie od 90 lat – w tym roku bank obchodzi 94 rocznicę istnienia. Stale obserwujemy co dzieje się na rynku. Patrzymy na wyzwania, jakie stoją przed nami, jako bankiem i przeciwstawiamy te obserwacje ofercie, jaką zamierzamy przedstawić naszemu społeczeństwu. Zastanawiamy się, w jaki sposób chcemy pomóc w rozwoju tego społeczeństwa. Doszliśmy do wniosku, że zmiany, jakie planujemy wprowadzić muszą toczyć się na wielu płaszczyznach. Obszar HR jest jedną z nich. Badając kulturę organizacyjną naszego banku zdefiniowaliśmy model docelowy, w jakim chcielibyśmy, żeby funkcjonował. Ustaliliśmy, jak chcemy, jako pracownicy, rozmawiać między sobą, a tym samym być odpowiednio postrzegani przez naszych klientów.
Postawiliśmy na trzy wartości – profesjonalizm, partnerską współpracę i zaangażowanie. Jasno określiliśmy ich definicje i wskaźniki, dzięki którym poznamy, w jakim stopniu dana osoba je realizuje. Do tego dołożyliśmy procesy, jakie w organizacji mamy – m.in MBO (Management By Objectives – system zarządzania przez cele, przyp. red.), który mówi jak rozliczać cele. Do tej pory robiliśmy to “na piechotę”, za pomocą arkuszy papierowych. Co kwartał strategia, KPI i ich realizacja wędrowała w ten sposób do wszystkich dyrektorów, którzy sprawdzali, czy wszystkie wartości przebiegają zgodnie z założeniami. Potrzebowaliśmy czegoś, co usprawni ten proces.
Do dobrej strategii powiązanej z biznesem i misją firmy należy dorzucić plan realizacji. Z czym BGK chce zmierzyć się w krótkiej, a z czym w dłuższej perspektywie?
Nasza strategia HR jest zdefiniowana w perspektywie trzech lat, tj. na lata 2017 – 2020. W każdym roku mamy konkretne zadania do zrealizowania. W pierwszym roku udało nam się dopiąć wszystko w 100%.
W BGK postawiliśmy przede wszystkim na ludzi. Na angażujące środowisko pracy, usprawnienie procesów, jasne procedury i wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań – rozwiązań chmurowych. Te pozwalają na automatyzację. Na ten rok mieliśmy zaplanowane wdrożenie narzędzia, które pozwoli nam zarządzać efektywnością pracy – i zrobiliśmy to. Mamy skilo. Do końca roku chcemy skorzystać z kolejnego rozszerzenia tej platformy, które pozwoli nam zarządzać szkoleniami. W 2019 r. w planach mamy zarządzanie rekrutacją w inny, bardzo nowoczesny sposób.
W BGK postawiliśmy przede wszystkim na ludzi. Na angażujące środowisko pracy, usprawnienie procesów, jasne procedury i wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań – rozwiązań chmurowych. Te pozwalają na automatyzację.
Dużą rolę w tym procesie odgrywa cyfryzacja i wykorzystanie nowych technologii…
Tak. Są one u nas kluczowe. Jeżeli chcemy być nowoczesnym bankiem, chcemy iść z duchem czasu, by nie odstawać od tego, co się dzieje na rynku, musimy wprowadzać technologicznie zaawansowane narzędzia. W tym zakresie korzystaliśmy już z rozwiązania, które pozwala nam zarządzać tzw. twardym HR. Znajdują się w nim wszystkie dane o pracowniku dotyczące m.in. jego stażu pracy, zatrudnienia, wynagrodzenia. Do tego szukaliśmy na rynku narzędzia, które odpowiadałoby za obszar “miękki”. Które w jednym miejscu porządkowałoby nam cały cykl zatrudnienia pracownika – od chwili, kiedy aplikuje on do firmy, poprzez rozmowy, pierwsze cele, informacje o tym, jakie posiada szkolenia, w jaki sposób realizuje swoje plany, aż do momentu odejścia z organizacji.
Nie ukrywam, że szukaliśmy bardzo długo. Przez około rok przeglądaliśmy rynek, żeby znaleźć narzędzie, które będzie gotowym rozwiązaniem. Wiedzieliśmy, że nie chcemy takiego produktu tworzyć sami. Zdawaliśmy sobie sprawę, że możemy popełnić bardzo dużo błędów, a sam proces mógłby być długotrwały. Z kolei nasze zasoby IT były wówczas skupione na zupełnie innym projekcie.
Podsumowując, szukaliśmy taniego narzędzia, które zaspokoi nasze potrzeby i które jednocześnie będziemy mogli bardzo szybko – po jego niewielkiej personalizacji – wdrożyć. I takim narzędziem okazało się skilo, które zakupiliśmy.
Platforma została więc uruchomiona. Pracownicy, managerowie i administratorzy HR mogą z niej korzystać. Jakie są pierwsze wrażenia z jej użytkowania?
Na chwilę obecną wdrożyliśmy system do zarządzania przez cele (MBO) i system oceny postawy pracowników – czyli trochę odeszliśmy od elementu posiadanych przez nich kompetencji. Jaka jest ocena kadry managerskiej, pracowników i zarządu – bo myślę, że ona również jest ważna? Przede wszystkim to narzędzie jest bardzo proste, intuicyjne i szybkie w obsłudze. Po prostu łatwe. skilo pomaga nam zarządzać głównymi kadrowymi procesami w banku. My dzięki temu skupiamy się na dialogu menadżera z pracownikiem. Wdrażając narzędzie, równolegle szkoliliśmy naszych managerów. Dyskutowaliśmy o tym, w jaki sposób stawiać cele, jak rozmawiać o nich z pracownikami, w jaki sposób je oceniać, jak przeprowadzać przeglądy okresowe i jak się do nich przygotować.
Platformę skilo wdrożyliśmy w ciągu trzech miesięcy, czyli bardzo szybko. Uznaję to za nasz wspólny, ogromny sukces. Nie udałoby się to bez wsparcia ze strony enxoo. Konsultanci byli dostępni tak naprawdę na każdy telefon. Dzięki temu ja – jako szefowa HR – byłam spokojna o to, że produkt zostanie wdrożony na czas. My zajęliśmy się opisaniem procedur, tworzeniem instrukcji i podręczników. Dziś funkcjonalność narzędzia, jak i samo jego wprowadzenie w organizacji, oceniane jest przez pracowników bardzo pozytywnie.
Pierwszy etap za nami. Transformacja kulturowa w organizacji trwa. W takim razie co dalej?
Obecnie pracujemy nad implementacją kolejnego modułu – zarządzania szkoleniami. Zależy nam, by mieć wszystko zintegrowane w jednym miejscu. Począwszy od podziału budżetów, po zapisywanie się na szkolenia, potwierdzania uczestnictwa, aż po wysyłanie zaproszeń i ankiety ewaluacyjne. W 2019 roku planujemy wprowadzenie trzeciego modułu. Modułu do zarządzania rekrutacją.
Na zakończenie proszę zdradzić, jakie wskazówki miałaby Pani dla innych? Na co należy zwrócić uwagę przy realizacji tego typu projektów?
Podsumowując, to przede wszystkim praca, współpraca i zaangażowanie każdej ze stron – banku i firmy enxoo. Wewnątrz organizacji ważne jest włączanie do projektu wszystkich zainteresowanych – każdego departamentu, który może mieć wpływ na jego realizację – już od samego początku. W naszym przypadku był to m.in dział prawny, IT, bezpieczeństwa oraz zakupy. Dzięki temu nie spotkaliśmy się z m.in problemem niespełniania przez produkt wewnętrzych wymogów bezpieczeństwa. Od początku sprawdzaliśmy jego zgodność. Jednocześnie wiedzieliśmy, że to narzędzie, z którego korzysta tysiące osób na całym świecie.
Dodam, że to pierwszy chmurowy produkt, jakiego używamy w banku. Do tej pory stosowaliśmy jedynie wewnętrzne rozwiązania. Byliśmy przekonani, że tylko w ten sposób zapewnimy sobie dobry, sprawdzony i bezpieczny produkt. Dziś mamy pierwsze narzędzie w chmurze. W ślad za nim kupujemy trzy kolejne. Będziemy je wykorzystywać w różnych miejscach w organizacji, na pewno przyczynią się do wsparcia transformacji kulturowej w BGK. Wraz ze skilo byliśmy więc prekursorem i daliśmy zielone światło w organizacji do wdrożenia innych rozwiązań chmurowych.
skilo to system korzystający z technologii Salesforce, który usprawnia i upraszcza proces pozyskiwania, rozwoju i angażowania pracowników w organizacji. Obejmuje kluczowe obszary zarządzania zasobami ludzkimi takie jak: rekrutacja, wdrażanie, rozwój, ocena, szkolenia, wynagrodzenia i benefity czy samoobsługa. Skilo stanowi jednocześnie platformę społecznościową ułatwiającą komunikację, budowanie relacji i zaangażowania pracowników. Więcej informacji na stronie: www.skilohr.com