Czy można zwiększyć przychody firmy bez konieczności ponoszenia wysokich nakładów inwestycyjnych? Oczywiście! Wykorzystując kompetencje pracowników i odpowiednią komunikację. Kluczem jest efektywne i racjonalne zarządzanie zespołem przez managera.
Artykuł powiązany: Are Competency Frameworks dead?
Prowadzenie zespołu to szereg zadań począwszy od kierowania pracownikami, poprzez delegowanie im obowiązków, aż po weryfikację stopnia realizacji pracy. Wydaje się proste.
Jednak w rzeczywistości to ogromne wyzwanie, z którym styka się każdy, kto zarządza grupą ludzi. Przeanalizowanie wyżej wymienionych czynności jest kluczem do sukcesu w skutecznym prowadzeniu zespołu. Poniżej przedstawiamy listę czterech kroków, dzięki którym zarządzanie zespołem stanie się łatwiejsze.
1. Zrozumieć rolę managera
W wielu firmach istnieje przekonanie, że sprawami kadrowymi powinien zajmować się tylko dział HR. Sama rekrutacja i uformowanie zespołu, to jedno. Natomiast w praktyce przedsiębiorca chce, by działania i procesy, jakie zachodzą w firmie przekładały się na efekty biznesowe. Obowiązkiem managera jest dopilnowanie, by zespół w odpowiedni sposób wykonywał zadania – konsekwentnie realizując założone plany biznesowe.
Musi on skonfigurować ten proces, czyli podzielić zadania i ustalić wewnętrzne cele tak, by były one zbieżne ze strukturą organizacyjną jak też przyczyniały się do spełniania strategii firmy. Poza doborem kolejnych projektów dla zespołu, manager odpowiada również pośrednio za rozwój jego członków. Na dokładkę musi także dbać o poprawny przepływ informacji – właściwą komunikację i współpracę. Manager powinien być łącznikiem między firmą, członkami swojego zespołu a pracownikami HR.
2. Odpowiedni podział zadań
Współczesny biznes wymaga od pracowników sprawnego i skutecznego działania oraz osiągania coraz lepszych wyników. By temu sprostać, zadania jakie realizują powinny być dostosowane do ich możliwości, umiejętności i kompetencji. Manager jest w stanie umiejętnie zaplanować podział ról i obowiązków tylko wtedy, gdy jest świadomy zalet, zdolności i ograniczeń swojego zespołu. Jednocześnie powinien zrozumieć, jakiego rodzaju wiedza i kompetencje potrzebne są na każdym stanowisku. Ta wiedza pomoże mu nie tylko dostosować zadania do aktualnych potrzeb organizacji, ale również umiejętnie tworzyć plan pracy.
3. Budowanie świadomości biznesowej pracowników
Zdążyliśmy ustalić, że umiejętny i sprawiedliwy podział zadań jest istotny. Każdy z członków zespołu powinien otrzymywać obowiązki zgodne z ich kompetencjami, a jednocześnie nie czuć się przeładowanym pracą. Jednak do tego, by pracownicy skutecznie działali i osiągali coraz lepsze wyniki, ważne jest zrozumienie przez nich szerszej perspektywy – znajomość celów, jakie stawia przed nimi organizacja. By to osiągnąć, konieczne jest wyjrzenie ponad własne stanowisko czy dział.
W tym powinien pomóc manager, który jest w stanie realnie przełożyć cele firmy na prace wykonywane przez swój zespół. Może temu sprostać kaskadując obowiązki, dzieląc je na poszczególne zadania i nadając priorytety lub wagi – jeśli posiadają różne znaczenie dla realizacji planu. Kolejnym krokiem dla zrozumienia działań każdego z członków zespołu, jest śledzenie realizacji i mierzenie efektów pracy.
4. Komunikacja i rozmowa, rozmowa, rozmowa
W relacjach międzyludzkich przepływ informacji to podstawa. W zarządzaniu zespołem komunikacja jest fundamentem efektywności. Konstruktywny dialog pozwala wyartykułować kluczowe zadania do wykonania. Im prostszy i jaśniejszy jest przekaz, tym mniej w nim miejsca na niedomówienia, z których mogą wyniknąć nieporozumienia spowalniające pracę i wywołujące atmosferę zbędnego napięcia w zespole.
Pracownicy powinni być nie tylko świadomi stawianych wobec nich oczekiwań, ale także móc zobaczyć perspektywę swojego rozwoju – ścieżkę, po której mogą kroczyć realizując poszczególne cele. Do tego niezwykle istotne jest bieżące przekazywanie informacji zwrotnej. Omawianie dotychczasowych postępów, analiza obszarów, które należy poprawić i tworzenie planów dalszej kariery. Indywidualne spotkania, podczas których można wyjaśnić te kwestie, dają pracownikowi poczucie bezpieczeństwa, budują zaangażowanie i zaufanie do kierującego zespołem. By rozmowy managera z pracownikiem lub zespołem właśnie takie były, obie strony powinny się do nich odpowiednio przygotować. Zdobyć jak najwięcej informacji, przeanalizować swoje działania i zastanowić się nad kolejnymi krokami. Ten proces nie powinien przebiegać na kilka minut przed spotkaniem, lecz być wypadkową informacji gromadzonych na bieżąco.
Podsumowując…
Prowadzenie zespołu nie należy do łatwych zadań. Manager musi sprostać zarządzaniu grupą, na którą składają się indywidualne jednostki. By robić to skutecznie, powinien on znać dobrze swój zespół i potrafić wpływać na czynniki, od których zależy efektywność realizowanych przez niego prac. Ważny jest więc odpowiedni podział zadań, zgodny z kompetencjami i możliwościami członków zespołu. Z kolei każdy z pracowników powinien zrozumieć, jak jego indywidualne działania przekładają się na realizację celów organizacji jako całości. A podstawą do tego jest zrozumiała i treściwa komunikacja oraz nieustanny rozwój.
Jak w praktyce ułatwić managerowi skuteczne zarządzanie zespołem? Skontaktuj się z nami i wypróbuj skilo – platformę do zarządzania pracownikami i ich efektywnością.
skilo to system korzystający z technologii Salesforce, który usprawnia i upraszcza proces pozyskiwania, rozwoju i angażowania pracowników w organizacji. Obejmuje kluczowe obszary zarządzania zasobami ludzkimi takie jak: rekrutacja, wdrażanie, rozwój, ocena, szkolenia, wynagrodzenia i benefity czy samoobsługa. Skilo stanowi jednocześnie platformę społecznościową ułatwiającą komunikację, budowanie relacji i zaangażowania pracowników. Więcej informacji na stronie: www.skilohr.com