W nowoczesnych organizacjach HR ma coraz większy udział w osiąganiu celów biznesowych. Zarządy firm i managerowie są zazwyczaj skoncentrowani na działaniach operacyjnych. Nie mają czasu ani narzędzi, aby efektywnie zarządzać celami realizowanymi przez pracowników. Jest to obszar, w którym HR może w istotny sposób wspomóc biznes. Nieocenionym sojusznikiem HR w tej misji jest technologia. Potrafi ona skutecznie wzmocnić jakość i efektywność realizowanych procesów – w tym procesu zarządzania przez cele (ang. Management by Objectives, MBO).
Efektywne MBO opiera się na wspólnym wyznaczaniu celów przez pracownika i managera, a następnie na ich monitorowaniu i weryfikowaniu. Dzięki przejrzystości oczekiwanych wyników, stałemu dostępowi do monitorowanych postępów i zaangażowaniu na każdym etapie, pracownicy są zmotywowani i zdecydowanie bardziej aktywni. Systematyczne podejście do tego procesu umożliwia pełne wykorzystanie ich potencjału. Ma również pozytywny wpływ na wyniki osiągane przez organizację.
Wyznaczanie celów
Pierwszą i jedną z najważniejszych kwestii w procesie MBO jest wyznaczenie celów. Prawidłowe zdefiniowanie celów przekłada się na efektywność ich realizacji. Rolą managera na tym etapie jest zapewnienie, aby ustalone cele były:
– Specyficzne – jednoznacznie zrozumiałe dla pracownika;
– Mierzalne i policzalne;
– Osiągalne, ale jednocześnie ambitne i rozwojowe;
– Spójne ze strategią firmy i z pozostałymi celami;
– Określone w czasie.
Tak zdefiniowane cele, powinny być transparentne dla managera i pracownika. Aby tak się stało, muszą być spisane i widoczne. To trudne, ale jednocześnie bardzo ważne zadanie, w którym HR może i powinien być doradcą. Jednym z podstawowych sposobów wsparcia są warsztaty i szkolenia dla managerów pozwalające wypracować, zrozumieć i ujednolicić podejście do MBO. Dobrą praktyką jest również wdrożenie w organizacji współdzielonej platformy. Dzięki niej, pracownicy i managerowie mogą zalogować się do systemu w dowolnym czasie i zobaczyć uzgodnione cele.
Monitorowanie
Drugim równie istotnym obszarem jest aktualizacja i monitorowanie postępów. Pracownik i manager powinni mieć w każdym momencie możliwość wglądu w przebieg realizacji celów i dokonane aktualizacje. Przełożonemu daje to możliwość ingerencji w sytuacji, kiedy praca istotnie odbiega od zaplanowanych założeń. Pracownik natomiast widzi postępy w realizacji swoich celów, co stanowi czynnik motywujący do dalszej pracy. Także w tym obszarze HR może w istotny sposób wpłynąć na jakość i efektywność realizacji tego procesu – poprzez monitorowanie postępów oraz wsparcie przy gromadzeniu danych. Dzisiejsza technologia wspiera ten proces, wyposażając pracowników i managerów we współdzieloną platformę z dostępem do aktualnych statusów prac. Najnowsze rozwiązania umożliwiają też pracę zespołową nad realizacją indywidualnych celów. Dzieje się to poprzez uzyskiwanie i udzielanie doraźnej informacji zwrotnej na temat jakości, a także lepszych i efektywniejszych sposobów realizacji celów i zadań.
Ocena
Ostatnim etapem usystematyzowanego i kompletnego procesu zrządzania przez cele jest ocena realizacji oraz wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Najlepszym sposobem, aby tego dokonać, jest bezpośrednie spotkanie pracownika z managerem. Również w tym obszarze HR może wnieść istotną wartość do organizacji, monitorując i stymulując proces oceny. Dobrą praktyką są prowadzone przez HR warsztaty i szkolenia dla managerów. Pomagają one wypracować, zrozumieć i ujednolicić podejście managerów do rozmów oceniających z pracownikami. Spotkanie statusowe managera i pracownika może być oczywiście rejestrowane we współdzielonym systemie. Dzięki temu, pracownicy, managerowie i cała organizacja mają ciągły dostęp do informacji o poziomie realizacji bieżących i historycznych celów oraz wynikających z nich trendów.
Połączenie doświadczenia i wiedzy działów HR z najnowszymi technologiami ma ogromne zalety. Firmy, które wdrożyły i używają MBO, wymieniają następujące korzyści:
- Zwiększenie zaangażowania pracowników podczas całego procesu ustalania celów oraz ich upodmiotowienie, podnosi ich satysfakcję z wykonywanej pracy i w konsekwencji zwiększa motywację.
- Częstsze interakcje oraz wymiana opinii pomiędzy przełożonymi i podwładnymi, poprawiają komunikację wewnątrz organizacji. Ułatwiają także koordynację pracy i rozwiązywanie problemów.
- Klarowność celów.
- Podwładni zwykle bardziej przykładają się do realizacji celów ustalonych przez siebie niż tych, które zostały im podyktowane przez inną osobę.
- Managerowie mogą zagwarantować, że cele podwładnych są powiązane z celami organizacji.
Z doświadczenia naszych ekspertów wynika, że dzięki dobrze zbudowanemu procesowi MBO wspartemu odpowiednią technologią, organizacje już w pierwszym roku uzyskują wzrostu efektywności operacyjnej o 10-20%.
Robert Augustyniak – Partner HCM – enxoo sp. z o.o. –robert.augustyniak@enxoo.com
Comments are closed.