Dotychczas działy HR świadczyły organizacjom usługi kadrowo-płacowe. Obecnie ich ranga wzrasta do roli strategicznego partnera biznesu. Aby HR mógł sprostać nowym wyzwaniom, potrzebuje wsparcia nowoczesnych narzędzi informatycznych. Jaki jest stan informatyzacji HR w Polsce? Czy dużo firm posiada nowoczesne oprogramowanie HR, czy też większość wciąż polega na tradycyjnych arkuszach kalkulacyjnych? Czy obecny HR jest przygotowany na wyzwania, jakie niesie ze sobą dynamiczny, cyfrowy świat? Dzięki przeprowadzonym przez nas badaniom „HR partner w biznesie czy tylko administracja” poznaliśmy odpowiedzi na te nurtujące pytania.
Ogólnopolskie badanie rynku zatytułowane „HR partner w biznesie czy tylko administracja” zostało przeprowadzone przez Skilo w maju 2014 roku, przy współpracy z Instytutem Badań Rynkowych i Społecznych Homo Homini. Objęło 500 menedżerów i 500 specjalistów HR z firm zatrudniających od 100 do 1000 pracowników, z czego 70% stanowiły polskie firmy prywatne, a 58% firmy zajmujące się handlem i usługami.
Menadżerowie mogą polegać na HR, ale muszą być cierpliwi
W badaniu zapytaliśmy menedżerów o to, z jakich źródeł czerpią informacje na temat swoich zespołów. Okazuje się, że 84% z nich korzysta w tym celu z pomocy działu HR, a 20% nie wykorzystuje żadnego systemu informatycznego do gromadzenia i pozyskiwania informacji o swoich zespołach.
Menedżerowie odpowiedzieli też na pytanie, jak szybko uzyskują informacje o zespole. Ponad połowa badanych (52%) musi czekać co najmniej jeden dzień na przygotowanie potrzebnych danych przez dział HR, a 16% badanych przyznało, że czeka na nie co najmniej 3 dni. Ponadto, 41% menedżerów wskazało, że wdrożenie systemu integrującego procesy i dane zespołów mogłoby mieć największy wpływ na zwiększenie efektywności zarządzania zespołem.
Mnogość systemów i źródeł danych
Specjaliści HR zapytani zostali o to ile systemów HR wykorzystują w swojej codziennej pracy, przy czym pytanie nie uwzględniało podziału na systemy do administracji HR i zarządzania tzw. miękkim HR. Wyniki badania pokazały, że 33% specjalistów HR wykorzystuje w pracy 2 lub 3 różne systemy informatyczne, 32% pracuje na jednym systemie (zakładamy, że jest to system administracji kadrowo-płacowej), 28% korzysta z więcej niż 3 różnych systemów, a 7% nie korzysta z żadnego systemu lub nie potrafi tego określić.
Pytaliśmy również specjalistów HR z ilu różnych źródeł danych muszą skorzystać w celu przygotowania zestawień i raportów na potrzeby zarządu oraz przełożonych. Aż 69% respondentów wykorzystuje od 3 do 5 źródeł, 7% wykorzystuje powyżej 5 źródeł, a jedynie 14% czerpie wszystkie potrzebne dane z jednego źródła. Specjaliści HR zapytani o to, z jakich narzędzi informatycznych korzystają w swojej pracy, wymienili: arkusze kalkulacyjne (36%), systemy informatyczne do zarządzania kadrami (33%), pocztę elektroniczną (19%) oraz edytory tekstowe (7%).
Proste narzędzia mają się dobrze
Wyniki badań pokazują, że specjaliści HR wykonują większość swoich zadań za pomocą prostych narzędzi biurowych: arkusza kalkulacyjnego, poczty elektronicznej i edytora tekstu. Aż 70% badanych wskazało, że najwięcej czasu zajmują im czynności administracyjne, takie jak wprowadzanie danych, przygotowywanie zestawień i raportów czy obsługa wielu systemów. Jedynie 23% procent respondentów odpowiedziało, że większość swojego czasu pracy może poświęcić na zadania strategiczne: motywowanie, ustalanie ścieżek rozwoju czy planowanie szkoleń.
Zintegrowany system IT oraz podnoszenie kwalifikacji – o tym marzy HR
Pomimo tego, że menadżerowie liczą na wsparcie działów HR w obszarze strategicznego planowania, specjaliści HR większość czasu muszą przeznaczać na czynności administracyjne. Na pytanie, co mogłoby usprawnić i zwiększyć efektywność ich pracy, badani specjaliści HR wskazali następujące czynniki: wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego (32%), podniesienie kwalifikacji i kompetencji zespołu (24%), zmiany organizacyjne (24%).
Sprawność operacyjna lubi nowoczesne rozwiązania
Dzisiejszy rynek użytkowników bądź potencjalnych użytkowników zintegrowanego i kompleksowego oprogramowania HR, można podzielić na cztery grupy. Pierwsza z nich to polskie oddziały międzynarodowych korporacji, które korzystają z oprogramowania HR wybranego przez ich centrale. Są to zazwyczaj firmy o dojrzałej i ukształtowanej strategii personalnej. Organizacje te sporadycznie potrzebują konkretnych, cząstkowych rozwiązań uzupełniających lokalne potrzeby, które nie mogą zostać zaspokojone przez centralne oprogramowanie. Drugą grupę stanowią polskie oddziały korporacji, mające autonomię w zakresie narzędzi używanych do wsparcia realizacji strategii personalnej. W tych firmach oprogramowanie bardzo często jest już wdrożone, a jeśli nie, to występuje tu duży potencjał na jego wprowadzenie. Trzecia grupa to polskie firmy, które osiągnęły dużą sprawność operacyjną w swojej podstawowej działalności i dojrzały do wprowadzenia narzędzi usprawniających zarządzanie zasobami ludzkimi, po to, aby dalej budować swoją przewagę konkurencyjną – one również wykazują duży potencjał na wprowadzenie oprogramowania HR. Czwarta grupa to polskie firmy, które są dopiero na etapie budowania sprawności operacyjnej w swej podstawowej działalności i nie dostrzegają jeszcze korzyści płynących ze wdrożenia kompleksowego i zintegrowanego podejścia do zarządzania HR.
Partnerstwo w biznesie – nowa rola HR
Istotnym problemem wielu firm działających na polskim rynku jest niska świadomość zarządów i menedżerów na temat wartości biznesowej płynącej ze sprawnego zarządzania zasobami ludzkimi wspartego nowoczesnym oprogramowaniem HR. W wielu z nich działy personalne wciąż pełnią jedynie funkcje administracyjne i usługowe dla biznesu. Takie organizacje najczęściej posiadają oprogramowanie, umożliwiające jedynie obliczanie wynagrodzeń i prowadzenie ewidencji kadrowej. Na szczęście dla rozwoju polskiego biznesu ta sytuacja ulega poprawie. HR staje się strategicznym partnerem zarządu i menedżerów w prowadzeniu biznesu, ale żeby mógł dobrze pełnić swoja nową rolę, niezbędne jest wdrożenie nowoczesnych i efektywnych narzędzi.
Comments are closed.